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Um mês de Pomodoro Technique
Após um intervalo de uma semana na aplicação da Pomodoro Technique, na semana passada retomei minha iniciativa de aumentar minha produtividade através da aplicação da técnica. Percebi que a fluência nos pomodoros é algo que requer uso contínuo, se não a gente enferruja. Nos primeiros dias da semana, foi bem difícil conseguir fechar os pomodoros – mais ou menos como na primeira semana. A impressão que dá é que nos condicionamos a trabalhar em um certo ritmo, e qualquer quebra nesse condicionamento faz com que a coisa toda regrida consideravelmente. Com esse retrocesso, atrasei em uma semana minha meta de tentar começar a estimar o número de pomodoros que cada atividade vai tomar. Comecei a fazer isso hoje, vamos ver como fica ao longo do resto da semana...
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O Chefe vs. Pomodoros (ou, a terceira semana de Pomodoro Technique)
Na terceira semana de aplicação da Pomodoro Technique, tive a influência de um fator imprevisto. Fizemos uma mudança de layout na empresa, e enquanto a sala da diretoria não ficava pronta, o presidente da empresa mudou-se para uma mesa imediatamente atrás da minha. Resultado: zero pomodoros aplicados nos dois primeiros dias da semana :)
O chefe é o chefe – ele sabia que eu estava testando a técnica, inclusive apoia integralmente a idéia. Mas quando o chefe quer falar contigo, ele fala contigo, com pomodoro ou sem pomodoro. Como a estatística já tinha ido pras cucuias mesmo, acabei abandonando minha experiência durante toda a semana. Mas esse episódio demonstra como o ambiente é importante na aplicação de qualquer técnica de produtividade, e, naturalmente, na produtividade em si. Recordo agora de um caso interessante, o da Fog Creek Software. Alguns mais nerds reconhecerão a Fog Creek como a empresa do Joel Spolsky, ex desenvolvedor da equipe do Excel na Microsoft e dono de um blog bastante famoso na área de desenvolvimento de software, o Joel on Software. Ele tem opiniões bem fortes sobre o impacto do ambiente na produtividade das equipes da empresa dele, e aplicou suas idéias na prática ao construir o escritório da empresa. Mesmo no escritório anterior, eles já aplicavam esses conceitos. Lá, todos tem salas individuais, para reduzir interrupções. Compare isso com a bagunça do centro de operações da IBM em Hortolândia, São Paulo. Veja as duas imagens abaixo e imagine em qual das duas seria mais fácil aplicar a Pomodoro Technique.
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Nem tudo são Pomodoros? (ou, minha segunda semana de Pomodoro Technique)
Estava refletindo neste final de semana sobre a minha segunda semana usando a Pomodoro Technique começaram a me ocorrer umas dúvidas interessantes... De qualquer forma, vamos primeiro às formalidades. Como é possível ver pelo gráfico abaixo, a aplicação da técnica parece ter entrado em um ritmo estável. Tenho concluído entre 75 – 100% dos pomodoros inciados em um dado dia, e o número de interrupções internas e externas parece ter começado a oscilar em um patamar baixo, bastante aceitável.
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Uma semana de Pomodoro Technique
Na sexta passada fechei a primeira semana completa usando (ou tentando usar) a Pomoro Technique. Tenho percebido uma melhoria significativa no meu foco nas atividades de trabalho. Fica claro que depois de alguns dias você começa a ter maior facilidade para desligar do resto do mundo durante cada pomodoro. A maior dificuldade passa a ser o seu ambiente. No meu caso, divido uma sala de trabalho relativamente pequena com umas doze pessoas. É fácil perceber que interrupções no seu fluxo de trabalho são bastante frequentes. Felizmente, estamos criando uma percepção na equipe sobre o Pomodoro, em uma tentativa de extrair mais produtividade de todos.
A partir das listas de to-do de cada dia, criei um gráfico para poder acompanhar o desempenho dos meus pomodoros ao longo do tempo. Pelo gráfico, é interessante perceber que ao longo da semana o número de interrupções internas diminui bastante, chegando a uma média de apenas uma interrupção por pomodoro em média. O percentual de pomodoros válidos (pomodoros iniciados e que foram efetivamente concluídos) também apresenta um tendência de aumento, apesar de uma pequena queda na sexta.
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"Beta teste" da Pomodoro Technique
Nessa sexta devo iniciar o “beta teste” do uso da Pomodoro Technique, uma técnica que parece bem interessante para gerenciar o tempo e aumentar sua produtividade. A técnica consiste em dividir o dia em blocos de 30 minutos, dos quais 25 são usados para executar uma tarefa específica selecionada a partir de uma lista que você escreve no início do dia, e 5 minutos para descansar, nos quais é proibido pensar sobre o trabalho feito nos outros 25 minutos. A idéia é que assim é possível focar no trabalho imediato e organizar melhor a divisão de atividades ao longo do dia. No site da técnica é possível obter o livro que a explica em detalhes gratuitamente em PDF, assim como modelos das listas de tarefas.
Outra ferramenta que estou adotando para auxiliar na técnica e o Focus Booster, um aplicativo feito especificamente para a Pomodoro Technique, que ajuda a contar os intervalos de tempo. O aplicativo é feito em Adobe Air e, portanto, é multi-plataforma.
Espero que dê certo, acredito que a simplicidade da técnica ajude na sua adoção, diferentemente da GTD, que requer muito mais preparação, estudo e “infraestrutura” para funcionar bem.
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