O desafio da mudança de rotina na administração do tempo

Recentemente passei (ou estou passando, na verdade) por uma grande alteração na minha rotina. Mudei de cidade, emprego, modo de trabalho, enfim, tudo! Com uma mudança tão radical, tenho sentido uma grande dificuldade na aplicação dos métodos de administração do tempo que eu usava até então para manter meu nível de produtividade. Com uma mudança de rotina tão grande, como manter-se produtivo? Primeira etapa - diagnóstico A primeira grande mudança que senti foi a falta de longos intervalos de tempo em que posso sentar tranquilo na frente do computador e me dedicar a tarefas únicas. Tenho (todos temos?) um certo "tempo de setup" para começar a realmente produzir, e a necessidade de trabalhar em sequências de intervalos curtos prejudica bastante. Outro aspecto que fez bastante diferença foi a falta de um espaço físico único onde concentrar minhas atividades de trabalho. Enquanto até então a imensa maioria do meu trabalho era executado na minha mesa no trabalho, agora acabo usando pelo menos dois locais diferentes ao longo do dia. O mais comum, porém, é ter que fazer pequenas tarefinhas em vários locais ao longo do dia. Posso começar o dia com uma reunião na mesa de um café, seguida por um intervalo de trabalho no home office, depois vou a  uma reunião de trabalho na mesa de um parceiro, passo um tempo no escritório da loja da esposa para otimizar os trajetos de carro, e por fim faço alguma coisinha na mesa da sala de jantar em casa. Embora nunca tenha dependido muito de qualquer material físico na minha mesa, agora tenho que ser completamente independente. Tudo que preciso usar ao longo do dia precisa caber na minha mochila. Um terceiro aspecto foi a diversidade de tarefas às quais me dedico. Enquanto antes a totalidade do meu tempo era usado para atividades determinadas pelo meu empregador, hoje tenho que me dividir em uma série de atividades. Ainda presto serviços para a empresa em que trabalhava antes da mudança, estou montando minha própria empresa de desenvolvimento web e ecommerce, ajudo minha esposa na loja dela, principalmente em ações online, e ainda trabalho em algumas novas iniciativas que daqui a alguns meses devem se tornar públicas. Por fim, tivemos uma grande mudança na rotina familiar. Enquanto antes eu e minha esposa tínhamos horários rígidos por conta dos empregos, agora ambos somos donos do nosso próprio tempo. Isso fez que com que os nossos horários, principalmente no começo e fim do dia, tenham se alterado bastante. Antes tínhamos que sair de casa por volta das 7:15 para deixar a filha na creche e dar tempo de enfrentar longos trajetos até os respectivos trabalhos em uma cidade com trânsito relativamente movimentado. Agora, saímos de casa 8:30, as vezes 9:00, e levamos poucos minutos de casa até praticamente qualquer lugar da cidade. Por outro lado, costumava sair do trabalho entre 18:00 e 18:15, com raras exceções. Agora, frequentemente trabalhamos até as 19:30 ou 20:00,  e não raro ainda fica alguma coisinha para terminar em casa depois de colocar a filha para dormir. Como sou bastante produtivo no início do dia, essa troca não foi inteiramente vantajosa para o meu esquema de trabalho.   Segunda etapa - construção de um novo método Uma vez que consegui identificar os principais problemas que a minha mudança causou, agora posso tentar criar um novo método para me organizar. O primeiro ponto deve ser aproveitar melhor os horários do dia. Já tenho acordado mais cedo todo dia para trabalhar um pouco enquanto a família ainda dorme, e sinto que isso tem sido bem positivo. Em geral, consigo de meia hora a uma hora de trabalho antes de ter que me dedicar às tarefas domésticas. Entretanto, ainda posso trabalhar para tornar esse momento ainda mais produtivo. Eu mesmo já falei sobre a importância de planejar o seu dia de manhã cedo, e deixei de fazer isso quando nos mudamos. Passarei a aproveitar esse tempo para ler os emails e preparar a minha lista de atividades diárias. Como preciso de bastante mobilidade ao longo do dia, farei isso inicialmente no Google Calendar no meu celular, uma vez que ela integra automaticamente com minha agenda "oficial". Com minhas atividades planejadas no celular, também consigo melhorar o meu quesito "mobilidade". Meu método anterior dependia de anotações em papel e de estar constantemente conectado ao meu aplicativo de administração do tempo preferido. Como meu faturamento de empresa nascente ainda não me permite contratar um plano de dados razoável para o smartphone, o fato de poder usar a agenda do Google mesmo quando offline parece ser a solução ideal para o momento, mesmo que sobrecarregue a minha agenda com coisas que não deveriam estar lá. Vários estudiosos de administração do tempo afirmam que a agenda é lugar de coisas que tem data e hora obrigatórios para acontecer, e portanto não deve conter coisas (como pendências e tarefas) que podem ser realizados a qualquer hora. Mesmo assim, acho que para o meu caso específico nesse momento essa é a melhor solução. Até cogitei assinar a versão paga do Evernote para poder criar pendências em modo offline, mas prefiro primeiro testar a opção gratuita para só depois ir para a paga, se tudo der errado. Outro ponto que me ajudaria bastante no quesito mobilidade ficará, ao menos por enquanto, somente como desejo: um notebook realmente leve e portátil. Quanto aos intervalos menores disponíveis para trabalho ininterrupto, voltarei a usar com mais frequencia a nossa velha amiga Pomodoro Technique. Esse é na verdade um dos casos de uso perfeitos, pois permite que você treine a sua capacidade de entrar "no ritmo" rapidamente. Tenho tido dificuldades de aplicar a técnica ultimamente em boa parte pela falta de uma lista de atividades pré-formulada. Assim, a cada momento disponível preciso rever mentalmente tudo que tenho para fazer para só então conseguir começar, perdendo um tempo precioso a cada intervalo. Outra ferramenta que tenho tentado usar com mais afinco recentemente é ter sempre a mão papel e caneta para anotações. Apesar do desastre que foi perder meu moleskine recentemente (e junto com eles todos os comprovantes de despesa da minha viagem mais recente), substitui-o em seguida por outro modelo para não perder o costume. É realmente muito bom poder anotar qualquer coisa a qualquer instante, e ter tudo a mão depois.   Terceira etapa - monitoramento e adaptação Agora, é rodar o novo método e ver como a coisa funciona... Tentarei fazer revisões para identificar pontos de melhoria - imagino que revisões quinzenais funcionem, mas se perceber que estou perdendo o rumo farei mudanças sempre que sentir necessidade. Ao reler o texto, percebo que na verdade meu novo esquema nem é tão novo assim, só fiz algumas adaptações na minha rotina diária e reforcei técnicas que já vinha usando de forma menos disciplinada. Escrever esse post é quase uma terapia para mim. Estou colocando no papel coisas que quero aplicar para tentar resgatar o controle sobre meu tempo que eu vinha ganhando através da aplicação consistente de algumas técnicas e do uso de ferramentas de apoio. O fato de escrever o meu plano me ajuda a organizar as idéias, e a criar um certo compromisso público - agora que compartilhei o que pretendo fazer, tenho que de fato fazê-lo para contar os resultados... Isso também explica o tamanho do post, muito acima da minha média. Tenho certeza que com uma certa reorganização no aproveitamento dos intervalos de tempo disponíveis no dia, e a aplicação de técnicas já conhecidas e que já aplicava antes, conseguirei retomar o controle do meu dia.